El registro horario tiene que recoger cada día la hora de inicio y de final de la jornada de cada persona trabajadora. La empresa debe guardarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Ya sabes que tienes que registrar la jornada. La duda que nos llega cuando revisamos un control horario es si lo estás haciendo bien. ¿Basta con apuntar las horas de entrada y salida? ¿Hay que registrar también las pausas? ¿Qué ocurre si alguien se olvida de fichar o necesitas corregir un registro?
No se trata solo de guardar los fichajes, sino de asegurarse de que la información sea correcta, fiable y pueda consultarse cuando sea necesario.
Si quieres conocer el conjunto de obligaciones que debe cumplir tu empresa, consulta nuestra guía sobre el control horario obligatorio y como complirlo.
En este artículo te explicamos qué datos debe contener el registro de jornada laboral, cómo documentar las incidencias, durante cuánto tiempo conservarlo y quién puede acceder a esta información.
¿Qué tiene que contener el registro horario?
El registro horario debe permitir identificar la jornada realizada por cada persona de la plantilla, reflejando las horas reales de inicio y finalización del trabajo. No basta con indicar el horario previsto en el contrato o las horas totales trabajadas durante el mes.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores fija unos requisitos mínimos, pero conviene que el registro recoja la siguiente información:
- Identificación de la persona trabajadora. Nombre o identificador que permita asociar cada registro con la persona correspondiente.
- Fecha de la jornada. Día concreto al que corresponde el fichaje, de manera que exista un registro individualizado de cada jornada.
- Hora de entrada y salida. Horario real de inicio y finalización del trabajo. Es el contenido expresamente obligatorio según el artículo 34.9.
- Pausas e interrupciones. Cuando corresponda, duración de los descansos que no computan como tiempo de trabajo efectivo, para diferenciarlos de las horas trabajadas.
- Tiempo total de trabajo efectivo. Cómputo de las horas realizadas durante la jornada, teniendo en cuenta las pausas y las condiciones establecidas en el convenio colectivo.
La clave es que el registro refleje la jornada real y permita comprobar cuánto tiempo se ha trabajado cada día, sin confundir las horas efectivas con el horario previsto por la empresa.
Entonces, ¿es obligatorio registrar las pausas?
Las pausas no son obligatorias en el registro, pero conviene apuntarlas. Si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida fue de trabajo efectivo.
La excepción llega cuando el convenio, un acuerdo o el contrato fijan las pausas de forma clara y para todo el mundo, y entonces el registro diario puede omitirlas, porque ya se sabe cuánto duran.
¿Cómo corregir un registro horario cuando hay errores u olvidos?
Olvidarse de fichar, marcar una hora equivocada o no registrar una salida son incidencias que pueden ocurrir en cualquier empresa. Estos errores se pueden corregir, pero las modificaciones tienen que estar justificadas y no deben comprometer la fiabilidad del registro.
Para documentar bien una corrección, conviene dejar constancia de:
- Registro original. La información del fichaje que contiene el error o que necesita completarse.
- Motivo de la modificación. Una breve explicación de la incidencia, como un olvido de fichaje, un error al introducir la hora o un fallo técnico.
- Datos corregidos. La fecha y la hora de entrada o salida que realmente corresponden a la jornada realizada.
- Identificación y validación. Quién ha solicitado o realizado la modificación y, cuando proceda, quién la ha autorizado.
- Historial de cambios. Constancia de las modificaciones efectuadas para poder comprobar qué información se ha corregido y por qué.
Lo importante es que el registro refleje la jornada realmente realizada y que cualquier corrección pueda justificarse. Por eso conviene usar sistemas que permitan gestionar las incidencias sin borrar el historial de los fichajes.
¿Cómo se registran las horas extra?
El artículo 35.5 del Estatuto obliga a registrar la jornada día a día y a sumarla en el periodo de pago de la nómina, y a entregar a cada persona una copia del resumen junto a su recibo.
Esto significa que el resumen de la jornada totalizada en el periodo de pago sí se entrega, aunque el registro diario normal no. A las personas a tiempo parcial les corresponde además, por el artículo 12.4.c, un resumen mensual de todas sus horas, ordinarias y complementarias, con la nómina.
Uno de los fines del registro es que, si se hacen horas por encima de la jornada, se paguen y se coticen o se compensen con descanso. Por eso conviene que el sistema separe la jornada ordinaria de la extraordinaria desde el primer día.
¿Y si en tu empresa hay horario flexible? El registro no lo impide, siempre que, al final, las horas cuadren con lo pactado.
¿Quién puede ver el registro de jornada?
Según el artículo 34.9, pueden consultar el registro de jornada cada persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo. El acceso no se puede condicionar a nada.
La guía del Ministerio explica qué significa tenerlo «a disposición». Los registros tienen que estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde allí de forma inmediata, para evitar que se creen o se cambien después.
Tampoco obliga, según la misma guía, a entregar copias del registro diario, salvo pacto. La persona puede consultar el suyo, y la representación puede conocer los de la plantilla.
Como el registro contiene datos personales, también entra en juego la protección de datos. Solo debe verlo quien tiene derecho a hacerlo, con las medidas de seguridad adecuadas.
Pero ¿tienen que fichar todas las personas trabajadoras? Aunque la obligación afecta a la mayoría de quienes trabajan por cuenta ajena, existen algunas particularidades y excepciones. Te explicamos quién está obligado a fichar en el trabajo y qué personas están excluidas.
¿Cuántos años hay que guardar el registro horario?
El registro horario se guarda cuatro años. Lo fija el artículo 34.9 del Estatuto, y durante ese tiempo tiene que seguir a disposición de la plantilla, de su representación y de la Inspección.
Se conservan los registros diarios, no un resumen. Como tienen que seguir a disposición esos cuatro años, si cambias de sistema, por ejemplo del papel a una aplicación, los registros antiguos deben poder consultarse hasta que se cumplan.
No tenerlo es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Para las graves, el artículo 40.1.b fija una multa de 751 a 7.500 €, según el grado, que la Inspección propone en su acta.
¿Se puede fichar con la huella dactilar?
Fichar con la huella o con el reconocimiento facial es, hoy, muy difícil de justificar. La AEPD, en su guía de noviembre de 2023, lo considera un tratamiento de alto riesgo con datos de categoría especial.
Para usarlos en el registro de jornada haría falta una ley que lo permita de forma concreta, y la AEPD señala que no existe en la normativa española actual. Tampoco sirve pedir el consentimiento de la plantilla, porque en una relación laboral no se da libremente.
Si hoy fichas con huella, conviene revisarlo cuanto antes con alguien que conozca la protección de datos. Hay alternativas que cumplen igual y tratan menos datos, como una tarjeta, un código o una aplicación con usuario y contraseña.
¿Qué cambiará con el nuevo real decreto de registro horario?
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que quiere un registro objetivo, fiable y accesible, según la memoria del proyecto de 2025. A la fecha de esta actualización no se ha publicado en el BOE, así que hoy manda lo que ya dice el Estatuto.
Lo que plantea el proyecto es un contenido mínimo del registro, requisitos técnicos para el sistema, reglas para apuntar los fichajes y sus cambios, y derechos de acceso, consulta y copia para la persona, la representación y la Inspección. También pide a la empresa un protocolo para organizarlo y revisarlo con la representación legal.
Circulan cifras de multas por cada persona trabajadora afectada que no están en la memoria del proyecto ni en la ley vigente, y hoy solo cuenta lo que fija la ley.
Si tu registro ya es fiable, con las correcciones trazables y el acceso inmediato desde el centro, tendrás adelantado casi todo lo que pide el proyecto.
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Nota de transparencia: Para preparar este artículo nos hemos ayudado de herramientas de inteligencia artificial durante la investigación y la redacción inicial. Después, el equipo de AFINE Consultoría ha revisado y corregido el contenido. La responsabilidad del texto final y de su publicación es nuestra.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario
¿Qué datos debe tener el registro horario?
Como mínimo, la hora de inicio y de final de la jornada de cada persona trabajadora, cada día. La guía del Ministerio aconseja añadir las pausas para que se sepa cuánto tiempo fue de trabajo efectivo.
¿Hay que dar copia del registro a la plantilla?
Hoy no del registro diario, según la guía del Ministerio, salvo pacto. Sí hay que entregar con la nómina el resumen de la jornada para las horas extra y, a las personas a tiempo parcial, el de todas sus horas.
¿Se pueden almacenar los registros horarios en la nube?
Sí. Los registros de jornada pueden guardarse en plataformas digitales o servicios en la nube, siempre que se garantice su seguridad, integridad y disponibilidad durante el plazo legal. Si un proveedor externo accede a los datos, la empresa también debe cumplir las obligaciones de protección de datos que le corresponden.
¿Es necesario el consentimiento de la plantilla para guardar los registros horarios?
No. La empresa no necesita el consentimiento de cada persona trabajadora para registrar y conservar su jornada, porque es una obligación legal. Eso sí, debe informar a la plantilla sobre el tratamiento de sus datos personales, su finalidad y los derechos que pueden ejercer.
¿Puede una persona solicitar que se eliminen sus registros horarios?
Puede ejercer su derecho de supresión de datos personales, pero la empresa no está obligada a eliminar los registros mientras exista una obligación legal de conservarlos. Pasado ese plazo, los datos deben suprimirse o, cuando proceda, mantenerse bloqueados durante el tiempo legalmente exigible.
¿Cuándo será obligatorio el registro horario digital?
Todavía no hay una fecha oficial. A la fecha de esta actualización, la reforma sigue pendiente de aprobación. Mientras tanto, las empresas pueden usar sistemas en papel o digitales, siempre que cumplan los requisitos legales de fiabilidad y conservación.
Puedes consultar las novedades y los cambios previstos en nuestro artículo sobre la reforma del registro horario para pymes y grandes compañías.
¿Qué pasa si mi empresa no tiene registro horario?
No tener registro de jornada es una infracción grave, según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La empresa puede enfrentarse a multas de entre 751 y 7.500 euros, según la graduación de la infracción.
Además, sin registros es más difícil que la empresa acredite las jornadas realizadas ante una inspección o una reclamación de horas extraordinarias.
