El control horario es obligatorio para todas las empresas con personal asalariado desde mayo de 2019, independientemente de su tamaño o actividad. Esta obligación, recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, exige registrar diariamente la hora de inicio y finalización de la jornada laboral.
Pero cumplir con el registro horario va más allá de apuntar a qué hora entra y sale cada persona trabajadora. ¿Hay que registrar las pausas? ¿Se puede seguir fichando en papel? ¿Qué documentación puede solicitar la Inspección de Trabajo?
Aunque la normativa permite diferentes sistemas de fichaje, las empresas deben garantizar que los registros sean fiables, se conserven correctamente y estén disponibles para su consulta.
En este artículo te explicamos cómo cumplir con el control horario obligatorio, qué requisitos debe reunir tu sistema de registro y qué errores conviene evitar para prevenir posibles sanciones.
¿Qué es el control horario y desde cuándo es obligatorio?
El control horario es el registro diario de la jornada de cada persona de la plantilla. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto, y se aplica desde mayo de 2019.
La obligación es de la empresa. La ley dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, así que aunque quien fiche sea cada persona, la responsabilidad de que el registro exista y esté bien recae en la dirección.
Su objetivo es que se pueda comprobar el tiempo de trabajo real. Para eso el horario pactado en el contrato no sirve, porque lo que hay que acreditar es a qué hora empezó y terminó cada jornada.
¿Qué empresas y trabajadores están obligados al control horario?
Todas las empresas con personal asalariado están obligadas a llevar un registro diario de jornada, independientemente de su tamaño, sector o número de personas contratadas. Esto significa que la obligación afecta tanto a una pequeña empresa con una sola persona en plantilla como a una gran compañía.
Con carácter general, deben fichar todas las personas que mantienen una relación laboral con la empresa, incluidas aquellas que teletrabajan, tienen horarios flexibles, trabajan a tiempo parcial o desarrollan su actividad fuera de la oficina.
Sin embargo, existen algunas excepciones y particularidades, como las que afectan al personal de alta dirección, las personas autónomas o determinadas relaciones laborales especiales.
Si tienes dudas sobre algún perfil concreto, te recomendamos consultar nuestra guía sobre quién está obligado a fichar en el trabajo y quién no, donde explicamos cada caso y sus excepciones legales.
¿Qué tiene que quedar registrado cada día en el control horario?
Para cumplir con la normativa de control horario, las empresas deben llevar un registro diario que permita conocer la jornada realmente realizada por cada persona de su plantilla.
Lo mínimo que exige la ley es el horario concreto de inicio y de final de la jornada de cada persona. Eso es lo que no puede faltar en ningún sistema.
Para llevar un control más preciso y evitar incidencias, conviene recoger también otra información:
- Hora de entrada y salida. Es el requisito básico y obligatorio. Debe quedar constancia de la hora exacta a la que cada persona comienza y termina su jornada laboral, incluso cuando tenga un horario flexible.
- Pausas y descansos. No siempre es obligatorio fichar cada pausa, pero conviene registrar las que no cuentan como tiempo de trabajo efectivo, como las de comer. Su tratamiento dependerá del convenio colectivo, el contrato o los acuerdos aplicables.
- Horas extraordinarias. Cuando se realicen horas extraordinarias, deben registrarse diariamente y totalizarse en el periodo correspondiente. El artículo 35.5 del Estatuto obliga a apuntarlas día a día y a entregar un resumen a la persona trabajadora.
- Interrupciones y jornadas partidas. En los horarios con varios tramos de trabajo, conviene reflejar las distintas entradas y salidas para distinguir correctamente el tiempo trabajado de los periodos de descanso.
No todas las pausas cuentan como tiempo de trabajo efectivo. Por eso, un registro claro y adaptado a la organización de la empresa ayuda a calcular bien la jornada y a evitar discrepancias.
Si quieres saber más sobre qué debe contener el control horario, lee nuestra guía sobre registro horario y cuánto tiempo guardarlo.
¿Quién decide cómo se organiza el registro de jornada?
La forma de llevar el registro se pacta. El artículo 34.9 dice que se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa, y que, si no hay acuerdo, lo decide la empresa después de consultar a la representación legal de la plantilla.
Lo primero es revisar el convenio que te aplica, que puede traer ya reglas sobre cómo fichar o cómo tratar las pausas. Si no dice nada, la empresa decide el sistema, pero tiene que haber consultado antes a quien represente a la plantilla.
Si en la empresa no hay representación legal, la decisión es de la dirección. En todos los casos, deja por escrito qué sistema se usa y cómo funciona.
¿Cuánto tiempo se guarda el registro de jornada y quién puede verlo?
Los registros se guardan cuatro años, y tienen que ser los diarios, no un resumen mensual.
Durante ese tiempo tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo. Deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata.
Esa obligación no se puede condicionar. Si alguien con derecho a verlos los pide, la empresa tiene que poder enseñarlos en ese momento, y así se evita que se fabriquen o se retoquen después.
La empresa no está obligada a entregar copias de cada registro diario, salvo que se haya pactado, pero sí a permitir que cada persona consulte el suyo cuando lo pida. Hay dos excepciones: con contratos a tiempo parcial hay que entregar el resumen mensual de horas junto a la nómina (artículo 12.4.c del Estatuto), y si se hacen horas extra, también su resumen (artículo 35.5).
¿Qué puede pedir la Inspección de Trabajo?
La Inspección puede pedir los registros de jornada en cualquier momento. Tenerlos ordenados evita reconstruirlos a última hora delante de quien inspecciona.
No tener el registro, o tenerlo mal, es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Para las graves, el artículo 40.1.b fija una multa de 751 a 7.500 €, según el grado que proponga la Inspección.
Más allá de la multa, un registro fiable da seguridad a la empresa, porque deja constancia de la jornada realizada si hay una reclamación de horas. Si prefieres tenerlo resuelto en digital, Check Afine deja los informes listos para una inspección.
¿Vale el papel o un Excel para el control horario?
El papel y la hoja de cálculo valen hoy para el control horario si cumplen lo que pide la norma. La guía del ministerio dice que es válido cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que la información sea fiable y no se pueda manipular después, ni por la empresa ni por la propia persona.
Las hojas de cálculo y las de papel dejan de valer cuando se pueden rellenar a final de mes o corregir sin dejar rastro, porque entonces el registro deja de ser fiable aunque exista.
En teletrabajo la exigencia es la misma. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia, en su artículo 14, pide que el registro refleje fielmente el tiempo de trabajo. Aun así, según la guía del ministerio, si así se acuerda valen las hojas firmadas por la propia persona, sin que la empresa pierda su capacidad de comprobarlo.
Además, el Gobierno tramita un real decreto que haría obligatorio el registro digital, y que pide que sea objetivo, fiable y accesible, según la memoria del proyecto de 2025. Si se aprueba, el papel y el Excel dejarían de valer. A la fecha de esta actualización no está publicado en el BOE, así que hoy obliga lo que ya dice el Estatuto.
¿Qué debe tener un sistema de control horario válido u homologado?
Hoy ninguna norma exige un control horario homologado. Basta con que cumpla lo que piden la ley y la guía del ministerio, y la prueba es sencilla, porque tendrías que poder enseñarlo mañana a la Inspección sin preocuparte. Estas son las características que se deducen de las dos:
- Registro diario de cada persona: la hora de entrada y de salida, apuntada el mismo día.
- Datos que no se pueden alterar: si algo se corrige, tiene que quedar rastro de la corrección.
- Pausas apuntadas cuando el convenio o el contrato no las fijan con claridad, para que no todo el tiempo entre entrada y salida cuente como trabajo.
- Acceso inmediato: los registros, consultables desde el centro de trabajo cuando se piden.
- Conservación de cuatro años: sin depender de un cajón o de un ordenador que se puede estropear.
- Respeto a la intimidad: si usa geolocalización o dispositivos digitales, cumpliendo el artículo 20 bis del Estatuto y la protección de datos.
¿Cuáles son los errores más frecuentes al llevar el control horario?
Registrar la jornada parece sencillo, pero hay errores que acaban en incumplimientos y en problemas ante una Inspección de Trabajo. Además de los fallos de sistema que hemos visto arriba, estos son los más habituales:
- Registrar el horario previsto en lugar del real. El registro debe reflejar las horas efectivas de inicio y finalización de cada jornada, no simplemente el horario establecido en el contrato.
- Modificar registros sin justificación. Las correcciones de fichajes olvidados o erróneos deben quedar documentadas para garantizar la fiabilidad del sistema.
- No registrar las horas extraordinarias. La empresa debe llevar el control correspondiente de las horas extra y cumplir las obligaciones de información establecidas legalmente.
Un registro horario correcto no consiste solo en fichar cada día, sino en que la información sea fiable, esté al día y pueda acreditarse cuando haga falta.
¿Quieres tener el control horario resuelto?
En AFINE hemos convertido el control horario en algo sencillo. Con Check Afine, tu equipo registra entradas, pausas y salidas desde cualquier dispositivo, las incidencias quedan registradas en el histórico y tienes los informes en Excel y PDF listos para una inspección.
Ya lo usan más de 850 empresas, y te acompañamos en la puesta en marcha y configuramos tu empresa y tu equipo según su tamaño y su forma real de trabajar. Antes de decidir, puedes ver en su página el vídeo de demostración y calcular allí mismo el presupuesto para tu plantilla.
Check Afine es la herramienta de nuestro servicio de control horario para empresas, y el mismo equipo puede ocuparse del resto de obligaciones de cumplimiento normativo de tu empresa. Si prefieres hablarlo, llámanos al 958 999 200.
Nota de transparencia: Para preparar este artículo nos hemos ayudado de herramientas de inteligencia artificial durante la investigación y la redacción inicial. Después, el equipo de AFINE Consultoría ha revisado y corregido el contenido. La responsabilidad del texto final y de su publicación es nuestra.
Preguntas frecuentes sobre el control horario
¿Qué multa hay por no llevar el control horario?
No llevar el registro es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con una multa de 751 a 7.500 € según el grado.
¿Quién decide el sistema de control horario de la empresa?
Se pacta en el convenio o en un acuerdo de empresa. Si no hay acuerdo, lo decide la empresa tras consultar a la representación legal de la plantilla.
¿Se puede obligar al personal a fichar desde su móvil personal?
No es recomendable. Quien tiene que poner los medios para cumplir con el registro es la empresa, y fichar con el móvil personal afecta a la intimidad y a los datos de la persona, que protegen el artículo 20 bis del Estatuto y la normativa de protección de datos. Lo más seguro es ofrecerlo de forma voluntaria y facilitar una alternativa adecuada, como un ordenador, una tablet o un dispositivo de fichaje de la empresa.
¿Hay que fichar durante las vacaciones, permisos o bajas médicas?
No. Durante las vacaciones, las bajas médicas o los permisos en los que no se presta actividad laboral, no corresponde registrar horas de trabajo que no se han realizado. Eso sí, conviene que la empresa identifique estas ausencias en su sistema de gestión para evitar que se confundan con fichajes olvidados o jornadas sin registrar.
¿Puede una empresa utilizar distintos sistemas de fichaje?
Sí. Una empresa puede utilizar diferentes métodos de control horario según las necesidades de su plantilla. Por ejemplo, fichaje desde ordenador para el personal de oficina y desde dispositivos móviles corporativos para quienes trabajan fuera. Lo importante es que todos los sistemas cumplan los requisitos legales y permitan gestionar y conservar correctamente los registros.
¿Qué ocurre si falla el sistema de control horario?
Si la aplicación deja de funcionar, hay un corte de internet o se produce una incidencia técnica, la empresa sigue siendo responsable de garantizar el registro de jornada. Por eso es recomendable disponer de un procedimiento alternativo que permita anotar los horarios reales y regularizar posteriormente los fichajes, dejando constancia de la incidencia.
¿Todas las horas que superan el horario habitual se consideran extraordinarias?
No necesariamente. Trabajar más tiempo del horario previsto no significa automáticamente que todas esas horas sean extraordinarias. Hay que tener en cuenta la jornada ordinaria aplicable, su distribución y lo establecido en el convenio colectivo. Además, en los contratos a tiempo parcial pueden existir horas complementarias, sujetas a sus propias condiciones legales.