Fichar en el trabajo es obligatorio para casi todas las personas con contrato laboral, en cualquier empresa y sin importar su tamaño, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Pero no todas las situaciones son iguales. ¿Qué ocurre con los comerciales que pasan el día fuera de la oficina? ¿Y con los directivos, los autónomos o quienes teletrabajan?
La obligación rige desde 2019 y hay muy pocas excepciones de verdad, que abajo tienes perfil a perfil.
¿Quién está obligado a fichar en el trabajo según la ley?
Como norma general, todas las personas trabajadoras por cuenta ajena están obligadas a registrar su jornada laboral, tanto si trabajan en una pequeña empresa como en una gran compañía.
Esta obligación también alcanza a quienes tienen horarios flexibles, teletrabajan o desarrollan su actividad fuera de la oficina.
La empresa tiene que registrar cada día la hora de inicio y de final de la jornada de cada persona trabajadora, y guardar esos registros cuatro años. La obligación es de la empresa, aunque quien ficha sea la plantilla.
La guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada lo deja claro. Se aplica a toda la plantilla, sea cual sea su categoría, en todos los sectores y en todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño.
Por eso no se sostienen frases que nos repiten a menudo en las empresas:
- «En una empresa pequeña no hace falta»: el tamaño no cambia nada.
- «Los comerciales no fichan»: la guía los nombra expresamente entre los obligados.
- «Si teletrabaja, no ficha»: también ficha, como verás más abajo.
¿Tiene que fichar la alta dirección?
El personal de alta dirección es la única excepción completa entre las personas con contrato laboral. Tiene una relación laboral especial, regulada por el Real Decreto 1382/1985, y queda fuera del registro.
Pero la alta dirección no es cualquier cargo con despacho. Según su artículo 1.2, es quien ejerce poderes propios de la titularidad de la empresa, con autonomía y plena responsabilidad, limitada sólo por la propiedad o por los órganos de gobierno. Para saber si alguien lo es, se miran las funciones que ejerce de verdad.
¿Fichan los mandos intermedios y los cargos de confianza?
Los mandos intermedios y los cargos de confianza tienen que registrar su jornada aunque tengan pactada plena disponibilidad horaria. Es fácil confundir un puesto de responsabilidad con la alta dirección, pero la guía del Ministerio no los saca del registro.
Ese pacto puede servir para justificar su tiempo de trabajo, pero no les quita el registro. Por eso el Ministerio recomienda dejarlo por escrito en el convenio o en un acuerdo de empresa. Si tu director de oficina no ficha porque «es de confianza», conviene revisarlo.
¿Fichan los comerciales y quien trabaja fuera de la oficina?
A los comerciales y a quien trabaja fuera de la oficina, la guía del Ministerio los nombra de forma expresa entre los obligados, junto a las personas «móviles» y temporales y a cualquiera que trabaje total o parcialmente fuera del centro.
En los desplazamientos con o sin noche fuera, se registra el tiempo de trabajo efectivo. Los intervalos de puesta a disposición de la empresa no se incluyen en el registro, aunque se compensen con dietas, y lo recomendable es que el registro deje constancia de esa separación.
Algunos colectivos del transporte por carretera, la marina mercante y el ferrocarril transfronterizo también registran su jornada, pero con reglas propias, reguladas en el Real Decreto 1561/1995.
¿Hay que fichar en teletrabajo?
En teletrabajo también hay que fichar. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia dedica su artículo 14 al registro horario. Dice que debe reflejar fielmente el tiempo que se dedica a la actividad laboral e incluir, entre otros datos, la hora de inicio y de final.
La flexibilidad horaria no lo impide. Se puede fichar con una aplicación o con hojas firmadas por la propia persona, si así se acuerda, y la empresa conserva su capacidad de comprobarlo. Si te preocupan los correos fuera de hora, mira también la desconexión digital.
¿Cómo fichan las personas con contrato a tiempo parcial?
Las personas a tiempo parcial fichan con una regla más estricta que el resto de la plantilla. El artículo 12.4.c del Estatuto obliga a registrar su jornada día a día y a totalizarla cada mes, y a entregar a la persona una copia del resumen junto a la nómina.
¿Sabías que, si falta ese registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa salvo que la empresa demuestre lo contrario?
¿Quién debe registrar la jornada de los trabajadores de ETT y subcontratas?
Los trabajadores contratados a través de una empresa de trabajo temporal (ETT) y los de empresas subcontratadas también deben fichar. Sin embargo, la responsabilidad de llevar el registro horario cambia según el tipo de contratación.
- Trabajadores de ETT: la empresa usuaria, es decir, aquella en la que prestan sus servicios, es la responsable de registrar diariamente su jornada y conservar los registros durante cuatro años. Además, debe facilitar esta información a la ETT para que pueda cumplir sus obligaciones salariales y de Seguridad Social.
- Trabajadores de empresas subcontratadas: la obligación corresponde a la empresa contratista o subcontratista que los emplea, aunque desarrollen su actividad en las instalaciones de otra compañía.
En el caso de las subcontratas, ambas empresas pueden acordar utilizar un mismo sistema de fichaje. No obstante, la responsabilidad de conservar los registros y garantizar su cumplimiento sigue correspondiendo a la empresa contratista o subcontratista empleadora.
¿Y los becarios y estudiantes en prácticas tienen que fichar?
La obligación de fichar depende del tipo de relación que tenga la persona en prácticas con la empresa. No es lo mismo realizar unas prácticas académicas mediante un convenio de formación que tener un contrato laboral formativo.
- Prácticas académicas no laborales: los estudiantes que realizan prácticas mediante un convenio con una universidad o centro formativo no están sujetos, con carácter general, a la obligación de registro horario del Estatuto de los Trabajadores. No obstante, deben respetarse los horarios y la duración establecidos en su programa formativo.
- Contratos laborales formativos: quienes tienen un contrato de formación en alternancia o un contrato formativo para la obtención de práctica profesional sí deben fichar, como el resto de la plantilla.
Por tanto, lo determinante es si existe una relación laboral. Además, aunque unas prácticas se presenten como formativas, si en realidad encubren un puesto de trabajo ordinario, podría reconocerse la existencia de una relación laboral y sus correspondientes obligaciones.
¿Fichan los autónomos y las personas socias?
Los autónomos no fichan, porque no tienen una relación laboral con nadie. Tampoco las personas socias trabajadoras de cooperativas, porque su relación con la cooperativa es societaria y su jornada la fijan las normas internas de la propia cooperativa.
Tampoco ficha quien tiene el control efectivo de una sociedad mercantil, porque cotiza como autónomo. Se presume, por ejemplo, con el 50 % del capital, o con el 25 % si además ejerce funciones de dirección y gerencia. Un socio minoritario con contrato laboral, en cambio, sí ficha.
Tampoco ficha quien se limita a ser consejero o miembro del consejo de administración de una sociedad, porque el artículo 1.3 del Estatuto deja esa actividad fuera.
El mismo artículo deja fuera los trabajos familiares: el cónyuge y los parientes hasta el segundo grado que conviven con el empresario no fichan, salvo que se demuestre que trabajan como asalariados.
¿Qué pasa si la empresa no tiene registro de jornada?
No registrar la jornada es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, y los registros tienen que estar a disposición de la Inspección de Trabajo. Para las graves, el artículo 40.1.b fija una multa de 751 a 7.500 €, según el grado.
Además, el Gobierno tramita un real decreto que pide un registro objetivo, fiable y accesible, según la memoria del proyecto de 2025. A 21 de octubre de 2026 no está publicado en el BOE, así que hoy obliga lo que ya dice el Estatuto.
Saber quién debe fichar es solo el primer paso. La empresa también tiene que asegurarse de que el sistema de registro cumple los requisitos legales. Si tienes dudas sobre cómo hacerlo, consulta nuestra guía sobre cómo cumplir con el control horario obligatorio en tu empresa, donde explicamos qué debes registrar, qué sistemas puedes utilizar y cómo prepararte ante una inspección.
¿No sabes si tu plantilla está bien registrada?
Si te queda algún perfil en duda, lo revisamos contigo. En AFINE te ayudamos a implantar el control horario de tu empresa, adaptado a cómo trabaja tu plantilla. Es una pieza más de tu cumplimiento normativo, y te atiende una persona que conoce tu sector.
Con Check Afine tienes el registro de jornada listo para tu plantilla. Pídelo ahora y te damos presupuesto cerrado en 24 horas, sin permanencia, o llámanos al 958 999 200.
Nota de transparencia: Para preparar este artículo nos hemos ayudado de herramientas de inteligencia artificial durante la investigación y la redacción inicial. Después, el equipo de AFINE Consultoría ha revisado y corregido el contenido. La responsabilidad del texto final y de su publicación es nuestra.
Preguntas frecuentes sobre fichar en el trabajo
¿Cuál es la multa por no registrar la jornada?
De 751 a 7.500 €, según el grado: es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS.
¿Qué significa fichar en el trabajo?
Fichar es dejar constancia, cada día, de la hora a la que empiezas y terminas tu jornada. La obligación de que ese registro exista es de la empresa, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Es obligatorio fichar en el trabajo en 2026?
Sí. Es obligatorio desde mayo de 2019 para la mayoría de las personas trabajadoras por cuenta ajena, sea cual sea el tamaño de la empresa. La reforma en trámite no quita esa obligación.
¿Qué pasa si se te olvida fichar un día en el trabajo?
Si una persona olvida fichar, debe comunicarlo cuanto antes a la empresa para que pueda corregirse la incidencia y dejar constancia de la jornada realmente realizada. La corrección debe quedar documentada, sin alterar ni eliminar el registro original de forma injustificada. Un olvido puntual no implica automáticamente una sanción, aunque pueden aplicarse las medidas previstas en el convenio colectivo o en las normas internas de la empresa.
¿Es obligatorio fichar digitalmente o se puede seguir utilizando papel?
Actualmente, el registro horario puede realizarse en papel o mediante un sistema digital, siempre que permita acreditar de forma fiable las horas de inicio y finalización de la jornada laboral.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no establece un formato único. Por tanto, las empresas pueden utilizar hojas de registro, sistemas informáticos o aplicaciones de fichaje, siempre que los datos sean fiables, se conserven durante cuatro años y estén disponibles para su consulta.
No obstante, el Gobierno trabaja en una reforma del registro horario que pretende reforzar los requisitos de estos sistemas e impulsar el fichaje digital obligatorio.